Tham dự buổi họp, về phía tỉnh ta có đồng chí Phạm Xuân Đương, Uỷ viên Trung ương Đảng, Bí thư Tỉnh uỷ, Chủ tịch UBND tỉnh, Trưởng ban Chỉ đạo; các đồng chí Uỷ viên Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Phó Chủ tịch UBND tỉnh: Đặng Viết Thuần, Vũ Hồng Bắc; lãnh đạo các sở, ban, ngành và các huyện, thành, thị trong tỉnh. Về phía Trung ương có đồng chí Huỳnh Vĩnh Ái, Thứ trưởng Bộ Văn hoá - Thể thao và Du lịch, Phó Trưởng ban Chỉ đạo; đại diện Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt Nam; Hiệp Hội chè Việt Nam; đại diện tỉnh Tuyên Quang, Hà Giang.
Tại cuộc họp, đồng chí Đặng Viết Thuần, Phó Trưởng Ban Thường trực Ban Chỉ đạo đã báo cáo tiến độ triển khai kế hoạch tổ chức Festival Trà Quốc tế lần thứ nhất – Thái Nguyên 2011. Theo báo cáo này, lễ hội dự kiến sẽ diễn ra vào trung tuần tháng 11 với 6 hoạt động chính, 6 hoạt động hưởng ứng. Theo đó, các công việc đã thực hiện được là: tham mưu với Tỉnh uỷ, UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản liên quan đến việc tổ chức Festival; thành lập đoàn công tác của tỉnh đi học hỏi kinh nghiệm tại một số tỉnh đã tổ chức thành công Festival; chỉ đạo các cơ quan chuyên môn xây dựng, chỉnh sửa Đề án trình Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Ban Chấp hành Tỉnh uỷ... và tổ chức phê duyệt Đề án; cho chủ trương và tổ chức lựa chọn đơn vị tư vấn xây dựng kịch bản văn học, tổ chức lễ khai mạc và bế mạc Festival; tổ chức họp Ban Tổ chức để bàn, thống nhất quy chế làm việc, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, thành lập 3 tiểu ban giúp việc, các tiểu ban đã họp, thống nhất kế hoạch hoạt động của từng tiểu ban... Về chuẩn bị cơ sở vật chất, đã lập danh mục các công trình, dự án trọng điểm để triển khai đầu tư xây dựng... Theo đó, đồng chí Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã nêu lên những khó khăn, thuận lợi trong quá trình triển khai các hoạt động phục vụ việc tổ chức Festival, đồng thời đưa ra một số kiến nghị như: Đề nghị Chính phủ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và các Bộ, ngành Trung ương quan tâm, tạo điều kiện, bố trí kế hoạch vốn để đầu tư xây dựng các công trình, dự án; đề nghị Bộ Thông tin và Truyền thông, Tổng cục Du lịch Vịêt Nam giúp đỡ tỉnh trong việc tổ chức họp báo cũng như đẩy mạnh công tác tuyên truyền, quảng bá về các hoạt động của lễ hội...
Đã có hơn 10 ý kiến của các đại biểu đóng góp vào các nội dung, chương trình của Đề án, trong đó tập trung vào các vấn đề như: kịch bản, hạ tầng phục vụ Festival, nội dung Hội thảo tại Festival, thời gian và địa điểm tổ chức... Các đại biểu cũng thống nhất ý kiến: phải xác định Festival là sự kiện ngoại giao văn hóa, góp phần đưa văn hóa trà Việt
Kết luận tại cuộc họp, đồng chí Phạm Xuân Đương yêu cầu: Phải chi tiết, cụ thể kế hoạch tổ chức lễ hội; đẩy mạnh công tác tuyên truyền thông trên các phương tiện thông tin đại chúng trung ương và địa phương bằng 2 thứ tiếng Việt, Anh; đa dạng hoá các cơ sở hạ tầng lưu trú và các thành phần kinh phí phục vụ cho các chương trình, hoạt động của liên hoan; mời các đại biểu tham dự lễ hội từ ngày 11 thay vì ngày 12/11; địa điểm tổ chức tại Khu du lịch hồ Núi Cốc; các khách sạn đang xây dựng phải đẩy nhanh tiến độ. Đồng chí cũng đề nghị Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch tư vấn, giúp tỉnh một tổ công tác nhằm tăng thời lượng hoạt động của Ban Tổ chức...