Theo báo cáo tại Hội nghị, do có sự chỉ đạo sâu sát của lãnh đạo tỉnh, từ tháng 10 đến nay, các đơn vị thành viên Ban Tổ chức đã có sự phối hợp chặt chẽ để hoàn thành tốt công tác chuẩn bị cho Festival. Văn phòng UBND tỉnh ban hành kịp thời các văn bản, kế hoạch về việc triển khai công tác lễ tân, hậu cần phục vụ Festival; tham mưu kịp thời giúp UBND tỉnh triển khai tổ chức Festival Trà theo kế hoạch được phê duyệt; hoàn thành việc in giấy mời khai mạc, bế mạc; gửi giấy mời và thu thập thông tin đại biểu; tham mưu đón tiếp và chuẩn bị quà tặng đại biểu. Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch trực tiếp làm việc với Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch; Tổng cục Du lịch; Bảo tàng Văn hoá các dân tộc Việt Nam; Trường Cao đẳng Văn hoá nghệ thuật Việt Bắc; Hiệp Hội Chè Việt Nam… để đề nghị tăng cường phối hợp, quảng bá giới thiệu các hoạt động của Festival. Sở cũng đã chuẩn bị xong một số nội dung như: Kịch bản Lễ Khai mạc; Lễ hội Văn hoá Trà; Cuộc thi Người đẹp xứ Trà; Hội thảo khoa học về “Nâng cao chất lượng, giá trị sản phầm trà Thái Nguyên”; Hội chợ Du lịch và những hoạt động tại các vùng chè nổi tiếng của tỉnh. Sở Giao thông vận tải đã chủ động sửa chữa, nâng cấp một số tuyến đường, trong đó các tuyến đường dẫn đến khu vực diễn ra Khai mạc Festival sẽ được phân luồng, bảo đảm giao thông không bị ùn tắc. Ngoài ra, các đơn vị khác như: Sở Y tế, Điện lực Thái Nguyên, Công an tỉnh, Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh, Công ty cổ phần nước sạch Thái Nguyên… đều đã xây dựng được phương án phục vụ Festival Trà an toàn nhất.

Đồng chí Nhữ Văn Tâm đã ghi nhận công tác chuẩn bị của các đơn vị; đồng thời yêu cầu các cơ quan, đơn vị chức năng và các địa phương tiếp tục có sự phối hợp chặt chẽ, chủ động thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công, bảo đảm an ninh trật tự, an toàn vệ sinh thực phẩm trong suốt thời gian diễn ra Festival Trà.