Sau khi Luật Đất đai năm 2013 và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực, việc cải cách TTHC trong lĩnh vực này đã có nhiều chuyển biến tích cực. Các thủ tục được rà soát, cải cách theo hướng đơn giản hóa, giảm thời gian và nhiều loại giấy tờ cho người dân, đặc biệt là việc thành lập văn phòng đăng ký đất đai một cấp. Tại tỉnh ta, Văn phòng Đăng ký đất đai được thành lập và hoạt động từ tháng 4-2016. Đây là đầu mối tiếp nhận và trả kết quả giải quyết các TTHC về đất đai, giúp các tổ chức, cá nhân có nhu cầu giao dịch không phải qua nhiều “cửa”, nhiều bước như trước đây.

Theo ông Phạm Văn Đức, Phó Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai (thuộc Sở Tài nguyên – Môi trường), việc thành lập Văn phòng giúp các tổ chức, cá nhân được tiếp cận với dịch vụ chuyên nghiệp, thuận lợi hơn. Cán bộ tại Văn phòng và 9 chi nhánh cấp huyện được chuyên môn hóa theo từng vị trí công việc. Quy trình giải quyết TTHC đã có sự quản lý, điều hành tập trung; việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính được quan tâm hơn, đảm bảo sự thống nhất. Từ khi hoạt động theo cơ chế một cấp, số TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và các chi nhánh còn 23 thủ tục, cắt giảm được 19 thủ tục.

Theo quy định, các chi nhánh đều bố trí cán bộ trực thường xuyên tại “bộ phận một cửa” cấp huyện để tiếp nhận và trả kết quả cho người dân, đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn, tư vấn về thủ tục khi họ có nhu cầu. Việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ được thực hiện theo đúng trình tự, thời gian quy định, số hồ sơ trả quá hạn chỉ chiếm khoảng 2,8% do nhiều nguyên nhân khách quan. Công tác phối hợp giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông cũng giúp rút ngắn thời gian chờ đợi của người dân. Ông Đinh Quang Kiu, ở tổ 29, phường Hoàng Văn Thụ (T.P Thái Nguyên) bày tỏ: Tôi vừa đến Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố làm thủ tục tách thửa đất. Khi đến, tôi được cán bộ kiểm tra kỹ hồ sơ và ghi giấy hẹn, đúng ngày hẹn đến nhận kết quả, mọi việc khá thuận lợi. Tôi thấy cán bộ ở đây làm việc nhiệt tình và chuyên nghiệp, không gây phiền hà gì…

Việc thành lập và đưa vào hoạt động Văn phòng Đăng ký đất đai một cấp của tỉnh đã cho thấy nhiều ưu điểm và được coi là điểm nổi bật trong cải cách TTHC về đất đai. Tuy nhiên, thực tế cho thấy Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh, đặc biệt là các chi nhánh đang gặp không ít khó khăn, hạn chế. Phần lớn nơi làm việc của các chi nhánh đều chật chội, thiếu kho lưu trữ hồ sơ, thiếu cán bộ và trang thiết bị cần thiết. Công tác phối hợp của các cơ quan liên quan như chi cục thuế, phòng tài nguyên – môi trường ở một số địa phương trong giải quyết TTHC chưa tốt. Hồ sơ địa chính ở nhiều nơi không được cập nhật biến động thường xuyên, lưu trữ không tốt dẫn đến nhiều khó khăn và mất thời gian khi giải quyết các thủ tục. Khi có Văn phòng Đăng ký đất đai một cấp, ở không ít địa phương, cán bộ địa chính cấp xã thường “hướng” người dân có nhu cầu đến chi nhánh giải quyết thủ tục, vì ngại tiếp nhận và thiếu nhiệt tình hướng dẫn. Điều này khiến các chi nhánh bị quá tải, người dân phải chờ đợi.

Điển hình như Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai T.P Thái Nguyên, nơi phải tiếp nhận và giải quyết số lượng hồ sơ về đất đai rất lớn, chiếm tới khoảng 50% toàn tỉnh (chỉ trong tháng 11 vừa qua, Chi nhánh đã tiếp nhận 2.744 hồ sơ). Ông Trần Văn Na, Giám đốc Chi nhánh cho biết: Chúng tôi chỉ có 6 phòng làm việc, có phòng 15m2 nhưng là nơi làm việc của 10 người, trang thiết bị kỹ thuật cũng thiếu. Do quá thiếu phòng, chúng tôi phải mượn thêm hai kho để làm nơi chứa hồ sơ, tài liệu. Khi thành lập, Chi nhánh có 27 người, mới được tăng cường thêm 6 người nhưng vẫn chưa đáp ứng nhu cầu công việc. Hầu hết cán bộ, nhân viên phải làm việc 7 ngày/tuần, làm đến 6-7 giờ tối mới nghỉ, tiếp nhận hồ sơ cả sáng thứ bảy. Dù vậy, tình trạng quá tải vẫn diễn ra khá thường xuyên…

Ngoài việc huy động thêm thời gian và tăng cường trách nhiệm của cán bộ, nhân viên, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai T.P Thái Nguyên đã chủ động cân đối kinh phí để mua sắm một số thiết bị, trong đó có hệ thống bấm số tự động. Hướng dẫn người dân xếp hàng, phát phiếu số thứ tự chờ đến lượt nhằm hạn chế tình trạng lộn xộn và “cò” làm hồ sơ; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc… Vì vậy, dù bị quá tải nhưng Chi nhánh vẫn đảm bảo giải quyết hồ sơ đúng trình tự và thời hạn quy định, số quá hạn không cao hơn mặt bằng chung.

Cũng như Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai T.P Thái Nguyên, các chi nhánh khác cũng đều phải nỗ lực khắc phục những khó khăn, hạn chế để nâng cao chất lượng phục vụ làm hài lòng người dân. Tuy vậy, về lâu dài những hạn chế này cần được các cấp, ngành quan tâm đầu tư, tạo điều kiện mới có thể đáp ứng tốt yêu cầu ngày càng cao của công tác cải cách hành chính trong lĩnh vực đất đai, tạo  thuận lợi cho người dân. Nhất là về cơ sở vật chất, nhân sự và thực hiện tốt cơ chế phối hợp giải quyết TTHC trong lĩnh vực này.