Đến nay, xã Hóa Trung vẫn chưa có phòng tiếp nhận và trả kết quả riêng theo quy định. Tấm biển tiếp nhận và trả kết quả của xã được bố trí trước phòng làm việc của cán bộ Tư pháp -  Hộ tịch. Tiếng là nơi làm việc của bộ phận “một cửa” nhưng căn phòng này chỉ rộng chừng 12m2. Với diện tích khiêm tốn đó, phòng chỉ kê được một máy vi tính, một bàn làm việc của cán bộ Tư pháp - Hộ tịch đồng thời là nơi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân đến làm việc. Do không có ghế ngồi chờ, nhiều người phải đứng đợi ngoài hành lang.

Anh Ngô Ngọc Tú, công chức Tư pháp - Hộ tịch xã vừa rà soát phân loại hồ sơ mới tiếp nhận, vừa hướng dẫn, giới thiệu người dân sang các phòng chuyên môn khác tùy từng lĩnh vực như địa chính hay văn hóa xã hội… Thỉnh thoảng, anh lại cầm tập hồ sơ mới thẩm định sang phòng lãnh đạo UBND xã xin chữ ký. Chị Nguyễn Thị Liễu, xóm Phúc Thành, xã Hóa Trung trò chuyện với tôi, thể hiện sự sốt ruột. Chị cho biết đã đến làm thủ tục xin vay vốn từ đầu giờ chiều nhưng vẫn chưa được giải quyết (lúc đó đã khoảng 16 giờ 30 phút). Anh Tú giải thích: Do thủ tục vay vốn cần sử dụng đến máy in văn bản nhưng vì máy vi tính bị hỏng nên phải mất thời gian sửa chữa khiến người dân phải đợi.

Nói về những khó khăn trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) của xã, ông Phạm Văn Bẩy, Chủ tịch UBND xã Hóa Trung chia sẻ: Do chưa bố trí được bộ phận “một cửa” đúng theo tiêu chuẩn nên việc giải quyết hồ sơ gặp nhiều hạn chế. Cán bộ chuyên môn chưa có sự phối hợp kịp thời khi giải quyết công việc. Lãnh đạo xã cùng không có chỗ ngồi để trực tại bộ phận “một cửa”. Các tổ chức, cá nhân đến làm việc thiếu chỗ ngồi vì phòng quá chật hẹp. Việc kiểm soát, đôn đốc của lãnh đạo xã đối với cán bộ làm việc tại bộ phận “một cửa” cũng không thể sâu sát. Chưa kể máy tính, máy in đã cũ, xuống cấp, nhiều khi không đáp ứng nhu cầu công việc.

“Để khắc phục những hạn chế nói trên, xã Hóa Trung đang có kế hoạch cải tạo, sửa chữa nhà làm việc cấp 4 cũ thành nơi làm việc riêng cho bộ phận “một cửa”. Để làm được điều này, xã phải cân đối ngân sách, huy động các nguồn lực nhưng đây cũng chỉ là giải pháp tạm thời vì chưa thể đồng bộ được bởi cùng với đó là các trang thiết bị kèm theo. Do vậy, xã rất mong cấp trên trên quan tâm, bố trí hỗ trợ kinh phí xây dựng bộ phận “một cửa” theo tiêu chuẩn, nhất là năm 2018 này, xã Hóa Trung đang phấn đấu đạt chuẩn nông thôn mới”. Ông Phạm Văn Bẩy cho biết thêm.

Tương tự như xã Hóa Trung, bộ phận “một cửa” của thị trấn Sông Cầu cũng không khá hơn là mấy. Là thị trấn loại 3 trực thuộc huyện Đồng Hỷ nhưng cho đến nay, địa phương này vẫn chưa có phòng làm việc dành riêng cho bộ phận “một cửa”. Phòng tiếp nhận và trả kết quả được bố trí tại nơi làm việc của cán bộ tư pháp và địa chính, diện tích khoảng 15m2. Phòng chật hẹp nên thị trấn sắp xếp một dãy ghế ngồi ở ngoài hành lang cho người dân đến chờ giải quyết TTHC. Những công việc của cán bộ chuyên môn diễn ra tương tự như chúng tôi được chứng kiến ở xã Hóa Trung.

Ông Vũ Xuân Thái, Chủ tịch UBND thị trấn Sông Cầu cho biết: Thị trấn có 21 cán bộ, công chức cùng 5 hội đoàn thể đặc thù, chưa kể cán bộ bán chuyên trách nhưng chỉ có một dãy nhà hai tầng với 12 phòng làm việc. Vấn đề sắp xếp phòng làm việc cho cán bộ công chức đã khó, để xây dựng được bộ phận “một cửa” đạt theo tiêu chuẩn (về diện tích, trang thiết bị) càng khó hơn vì ngân sách địa phương không thể cân đối. Về vấn đề này, chúng tôi đã báo cáo với lãnh đạo cấp trên và mong muốn được huyện, tỉnh quan tâm hỗ trợ nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cho thị trấn, đảm bảo đủ phòng làm việc cho cán bộ, có phòng họp và đặc biệt là bộ phận “một cửa” vì đây là “bộ mặt” của thị trấn trong công tác tiếp dân, giải quyết TTHC.

Trước những khó khăn, thiếu thốn về cơ sở vật chất của bộ phận “một cửa” tại một số xã, thị trấn, ông Dương Văn Trịnh, Trưởng phòng Nội vụ huyện Đồng Hỷ cho biết: Trong những năm qua, huyện Đồng Hỷ luôn xác định CCHC là khâu đột phá trong chiến lược phát triển kinh tế của địa phương. Ngoài bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện, nhiều đơn vị cấp xã cũng đã được huyện quan tâm, bố trí nguồn kinh phí hỗ trợ xây dựng đáp ứng đủ theo tiêu chuẩn. Đến nay, đã có 7/15 xã, thị trấn xây dựng được bộ phận “một cửa” khang trang, đầy đủ cơ sở vật chất đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc. Một số xã cải tạo, sửa chữa các phòng làm việc, tận dụng làm phòng tiếp nhận và trả kết quả. Với những đơn vị chưa có nơi làm việc riêng cho bộ phận “một cửa”, huyện cũng luôn quan tâm và tìm phương án cân đối ngân sách, huy động nguồn lực để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất sao cho đồng bộ, đạt tiêu chuẩn. Tuy nhiên, do nguồn ngân sách hạn hẹp, đồng thời phải cân đối ưu tiên trước sau nên chưa thể thực hiện đồng bộ. Huyện rất mong nhận được sự quan tâm, hỗ trợ kịp thời của tỉnh trong đầu tư kinh phí xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị cho bộ phận “một cửa” cấp xã, đặc biệt là những đơn vị chưa đáp ứng được về tiêu chuẩn diện tích, trang thiết bị.